Свертка информационной базы -  процедура, с которой хорошо знакомы многие пользователи еще со времен платформы 7.7. В некоторых организациях данную процедуру мы проводили каждый год в назначенное время. Пользователи работали каждый год в базе, в которой имеются только остатки и движения за текущий год. По мере роста производительности железа и совершенствования платформы 1С, свертка базы не стала таким уж регулярным явлением. В связи с этим, в данном материале мы подробно рассмотрим, что же из себя представляет эта процедура,  а также как ее проводить в различных конфигурациях 1С.

Свертка базы в 1С 8  - что это такие и для чего она нужна?

В процессе работы предприятия в информационной системе накапливается большое количество документов, справочников и других данных. Часть этих данных не представляет интереса в текущем периоде работы, к некоторым данным необходим доступ только в режиме чтения.  При этом объекты хранятся в системе, замедляют ее работу в целом, увеличивают время архивирования (бэкапа), при этом, нет смысла сохранять прошлогодние данные ежедневно, если в них не вносилось никаких изменений. Конечно, работать в одной базе бывает необходимо с точки зрения анализа отчетов, выборки данных за большое период. Все зависит от конкретной ситуации в организации и используемой конфигурации. Например, при правильной постановке управленческого учета база в текущей, рабочей базе бухгалтерии предприятия нет смысла хранить данные за 3-5 лет. История операций всегда можно будет посмотреть в копии, все аналитические отчеты строятся в других продуктах. Какой же выход из этой ситуации - регулярно сворачивать базу один раз за определенный период времени.

При выполнении свертки, происходит формирование документов ввода остатков по регистрам на определенную дату (дату свертки) и удаление не используемых документов и движений по регистрам (сведений, накопления, бухгалтерии) до даты свертки, включительно (сворачиваемый период). Основные цели:

• Увеличение скорости работы программы в пользовательском режиме; 

• Увеличение скорости работы при обновлении (изменении) конфигурации, а так же скорости проведения тестирования и исправления информационной базы;  

• Создание условий для удаления объектов учета, которые более не требуются пользователю; 

• Уменьшение размера информационной базы.

Общий порядок выполнения процедуры свертки

1.Создание резервной копии. 

Независимо от используемых инструментов особенно важно создать резервную копию базы. Во-первых, это копия будет не просто архивом данных. Вполне возможно, ее сразу же потребуется развернуть на предприятии и предоставить доступ заинтересованным пользователям. Важно закрыть доступ на изменения в этой базе. Как сделать копию читайте здесь.

2.Настройка свертки.

На данном этапе необходимо указать год, на начало которого планируется свернуть информационную базу. То есть, если указать 2013 год, то будут удалены документы до 31.12.2012 23:59:59.

Установить дату запрета изменения данных. Флаг, указывающий на необходимость установки даты запрета на сворачиваемый период.

 

3.Формирование остатков.

Определение состава сворачиваемых объектов и способа свертки. Предусмотрены следующие действия с регистрами:

•Не сворачивать - свертка объектов не производится; 

•Свернуть - сворачиваются объекты, предшествующие дате свертки; 

•Очистить - удаляются объекты, предшествующие дате свертки, при этом документы ввода остатков не создаются. Режим доступен только для регистров сведений.

 

4.Просмотр операций.

На данном этапе выводятся все созданные документы ввода остатков с возможностью их редактирования. 

 

5.Проверка.

На данном этапе выводятся все созданные документы ввода остатков с возможностью их редактирования.

 

6.Удаление старых документов.

Удаляются все документы до даты свертки. В документах, у которых остались движения, устанавливается флаг "Ручная корректировка" и пометка на удаление не устанавливается.

 

Каким инструментом свернуть базу

К сожалению, не во всех даже типовых конфигурациях предусмотрена типовая обработка для выполнения свёртки. 

На настоящий момент обработка есть только в следующих конфигурациях:

  • Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0/ Бухгалтерия предприятия КОРП, редакция 3.0 (БП 3)
  • Управление торговлей, редакция 11 (УТ 11)

Физически обработка есть, но воспользоваться и даже открыть ее не получится в следующих конфигурациях:

  • ERP Управление предприятием (ERP)
  • Комплексная автоматизация 2 (КА)

 В комментариях в коде обработки мы прочитаем не очень оптимистичную фразу:

// Обработка используется только в УТ11

Соответственно, сама обработка только лишь "заглушка" для корректной работы БСП.

Отсутствует обработка в следующих типовых конфигурациях:

  • Зарплата и управление персоналом 2.5, 3 (ЗУП)
  • Управление нашей фирмой, редакция 1.6 (ранее Управление небольшой фирмой)

Таким образом, для данных конфигурация, а также для самописных конфигураций, вам придется выполнять свёртку самостоятельно. Также, вы можете заказать эту работу у профессионалов!

 

 

Таким образом, пользователю под силу выполнить свертку самостоятельно только в двух конфигурациях: Бухгалтерия 3, Торговля 11.  Важно внимательно прочитать нашу инструкцию, справку к обработке и следовать всем рекомендациям помощника.

Обработку для свертки вы найдете в разделе Администрирование (или НСИ и администрирование). Подраздел "Сервис". Открываем обработку и внимательно выполняем все предварительные шаги.

 Обработка свертки Бухгалтерия запуск

 

Также можно просто написать "свертка" в окне поиска по разделам программы. Ниже представлено изображение как можно это сделать в Управлении Торговлей 11.

Обработка свертка Управление торговлей

 Обработка свертка информационной базы

Для свертки следующих конфигураций:

  • Управление производственным предприятием, редакция 1.3
  • Бухгалтерия предприятия 2.0
  • Управление торговлей, редакция 10.3

Вам понадобится внешняя обработка от фирмы 1С, скачать ее можно с сайта ИТС, в разделе обработки для платформы 8.2.

В других конфигурациях, например в УНФ, свертку своими силами произвести будет очень проблематично. По этой же причине обработки нет и в некоторых типовых конфигурациях. Дело в том, что не все данные можно корректно свернуть. Например, для зарплаты очень важно иметь информацию в регистрах для корректного расчета многих показателей. По сути, нужно четко представлять себе какой регистр можно сворачивать, какой нельзя, с каким могут быть сложности. 

Для остальных конфигурация придется писать обработку самостоятельно, либо модифицировать существующие. У нашей команды очень большой опыт решения подобного рода задач и демократичные цены. На этапе изучения базы, мы сможем сразу озвучить вам итоговую сумму за данный вид работ.

Есть трудности с 1С? Звоните +7-996 - 777- 40-65 

Хотите попробовать 1С абсолютно бесплатно?! Демо база УНФ - нажми сюда

Спасибо за обращение!

Наш консультант скоро свяжется с Вами для обсуждения деталей свертки!

Мы свяжемся с Вами

Спасибо за обращение!

Наш консультант скоро свяжется с Вами!